In grote organisaties gaat beleid door een hoop lagen voordat de klant er wat van merkt. En tijdens dat proces kan er een hoop weerstand zijn. Visualisatie kan op veel manieren helpen tijdens dit proces: bij het ophalen van input, het overtuigen van stakeholders en het communiceren van de uitkomsten.

BLIJSTIFT hielp de UNIVERSITEIT UTRECHT bij visualiseren van de beleidslijn interdisciplinair onderwijs. Hoe zag dat proces eruit?

In grote organisaties als de Universiteit Utrecht werken veel experts en 'ervaringsdeskundigen' die een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het uitwerken van beleidsspeerpunten zoals deze:

"Studenten krijgen nog betere mogelijkheden om gebruik te maken van de breedte en interdisciplinariteit van het Utrechtse onderwijsaanbod. In 2020 is het volgen van het onderwijs buiten de eigen opleiding normaal".

Van beleidstaal naar buy-in

De grote uitdaging is echter hoe je van beleidstaal naar buy-in komt. Door het grote aantal faculteiten, organisatielagen en diversiteit aan (interne) stakeholders - medewerkers, docenten, studenten, onderzoekers-  kan het een hele uitdaging zijn om van beleid naar daadwerkelijke uitvoering te komen. Het projectteam dat aan de slag ging met het toetsen en concretiseren van de beleidslijn interdisciplinair onderwijs wilde daarom graag meer met visuele middelen werken.

“De visuele aanpak hielp enorm bij het presenteren aan stakeholders, er was een hoge mate van buy-in.”

dr. Arjan Vredenberg, directeur Utrecht University College

Het proces

Om te beginnen wilde het projectteam het proces inzichtelijk maken, zodat zij goed aan hun opdrachtgevers en stakeholders konden uitleggen wat er zou gaan gebeuren.


De eerste fase bestond uit drie inputsessies met studenten en docenten. Die sessies bouwden op elkaar voort, en er waren ook nog eens andere deelnemers! Het was daarom belangrijk om de inzichten van de ene sessie goed over te dragen naar de volgende. BLIJSTIFT werkte het programma voor de inputsessies uit: deelnemers werden op verschillende manieren aan het werk gezet met stift en papier. Hun output werd vervolgens tussen de sessies uitgewerkt in visuele verslagen die weer als input voor de volgende sessie konden dienen.

Sessie 1:  een visueel verslag

Om discussies te faciliteren zorgde BLIJSTIFT voor grote vellen papier en stiften om de deelnemers uit te nodigen om hun gedachten tijdens de sessie vast te leggen. Daarnaast maakte BLIJSTIFT een visueel verslag van de uitkomsten.

Sessie  2: positie innemen

Het visuele verslag van sessie 1 werd gepresenteerd als tentoonstelling, zodat alle deelnemers aan deze sessie snel een beeld kregen van de thema's die hun voorgangers aankaartten. In het tweede deel gingen de deelnemers zelf aan de slag met empathy maps die uiteindelijk via enkele discussierondes werden samengevoegd. Tot slot werd er gestemd met de voeten: wat had de voorkeur? Volledige keuzevrijheid in je vakkenpakket, of juist volledige regulering door de universiteit? BLIJSTIFT werkte de resultaten weer uit voor de derde sessie.

Sessie 3: specifieke issues uitwerken

In de derde sessie werkten verschillende groepen losse onderdelen uit: een groep onderzocht potentiële risico's door een pre-mortem uit te voeren, een andere groep werkte een anti-probleem ("hoe zorgen we ervoor dat studenten weigeren om interdisciplinair onderwijs te volgen?") uit in een storyboard en de laatste groep bedacht hoe de website met het cursusaanbod eruit zou moeten zien.

Tot slot: Beleid in beeld

Al deze visuele resultaten stelde het projectteam in staat om hun eindrapport in korte tijd te op te leveren. En BLIJSTIFT maakte van het resultaat een animatie die het projectteam kon gebruiken voor de volgende fase van hun project:

Jouw beleid helder in beeld?

Op zoek naar een manier om je stakeholders aan boord te krijgen en te houden? Neem dan snel contact op voor een kennismaking! BLIJSTIFT ontwerpt je meetings en visualiseert de resultaten zodat iedereen zich gehoord voelt en het resultaat ziet.  Let's get visual!